Ποια είναι η πιο βασική μορφή αρχείου, στην οποία μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο ώστε να μπορεί να διαβαστεί από άλλα προγράμματα; Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο στον υπολογιστή σας, χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα για να δημιουργήσετε ένα αρχείο. Το πρόγραμμα αποθηκεύει το έγγραφο με τη δική του συγκεκριμένη μορφή, η οποία συνήθως αναγνωρίζεται από επέκταση αρχείου τριών ή τεσσάρων γραμμάτων.

Για τα αρχεία κειμένου που είναι αποθηκευμένα στο Microsoft Word, οι επεκτάσεις αρχείων μπορεί να είναι .doc, .docx, .rtf. ή .txt. Η επέκταση .doc αντιπροσωπεύει τα έγγραφα του Word που δημιουργήθηκαν μέσω του Word 2003, ενώ το .docx αναφέρεται σε εκείνα τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν με τα Word 2007, 2010 και 2013 ειδικά για τα Windows. Οι εκδόσεις των εγγράφων .docx μπορούν επίσης να διαβαστούν από προγράμματα της Apple και άλλων προμηθευτών.

Η μορφή DOCX είναι πραγματικά μόνο για νεότερες εκδόσεις του Word.

TXT και PDF μορφές cross-platform

Όταν δημιουργείται ένα έγγραφο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Microsoft Word, το πρόγραμμα προσθέτει διάφορους κωδικούς μορφοποίησης που επηρεάζουν τα στυλ σελίδων και την εμφάνιση. Περιλαμβάνονται κωδικοί για παραγράφους, γραμματοσειρές και μεγέθη γραμμάτων και χρώμα. Αυτοί οι κώδικες, μερικές φορές το κάνουν διαφορετικό για να ανοίξει το αποθηκευμένο αρχείο από άλλα προγράμματα. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου προσφέρει την εναλλακτική λύση της αποθήκευσης του αρχείου ως ένα αρχείο κειμένου χωρίς κώδικα, το οποίο τελειώνει με την αναγνωρίσιμη επέκταση .txt. Η Microsoft προσφέρει επίσης την επέκταση αρχείου .rtf – αρχείο εμπλουτισμένου κειμένου – για αποθήκευση με ελάχιστη κωδικοποίηση και περισσότερες δυνατότητες από αρχεία απλού κειμένου.

Πολλά αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν διατηρώντας την αρχική τους μορφή ως αρχεία Adobe .pdf. Αυτά τα αρχεία μορφής Portable Document Format μπορούν να ανοίξουν μέσω του προγράμματος Adobe Reader, το οποίο έχει γίνει μια προεπιλεγμένη εφαρμογή διαθέσιμη στα περισσότερα λειτουργικά συστήματα υπολογιστών. Ως αρχείο πολλαπλών πλατφορμών, τα έγγραφα με επεκτάσεις αρχείων .pdf θα εμφανίζουν όλες τις εικόνες, τους τίτλους και το κείμενο στο στυλ του πρωτοτύπου. Η γνώση του τρόπου αποθήκευσης ενός αρχείου με επεκτάσεις αρχείων .txt ή .pdf είναι χρήσιμη για να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο μπορεί να ανοίξει ως αρχείο κειμένου από άλλα προγράμματα ή είναι συμβατό σε άλλες πλατφόρμες ως αρχείο .pdf.

Η μορφή PDF έχει εγγύτατη συμβατότητα.

Αποθήκευση αρχείου κειμένου

Όλες οι εκδόσεις του Microsoft Word μπορούν να αποθηκεύσουν ένα αρχείο κειμένου με τις επεκτάσεις αρχείων .txt. Ακολουθούν τα βήματα:

1. Πατήστε Alt + F
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως …
3. Στην περιοχή Αποθήκευση αντιγράφου του εγγράφου , κάντε κλικ στην επιλογή Άλλες μορφές
4. Επιλέξτε Απλό κείμενο (* .txt) στο μενού Αποθήκευση ως Τύπος

Αποθήκευση αρχείου PDF στο Word

Όλες οι εκδόσεις του Word από το 2007 μπορούν να αποθηκεύσουν ένα αρχείο σε μορφή PDF. Ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα και στην ενότητα Αποθήκευση αντιγράφου του εγγράφου κάντε κλικ στο Adobe PDF . Για το Word στο Office 2013, τα βήματα είναι:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS

Το XPS αντιπροσωπεύει τη δική του έκδοση αρχείων PDF της Microsoft. Για τα Windows 8, η εταιρεία έχει εκδώσει την εφαρμογή WIndows Reader που μπορεί να χρησιμεύσει ως εγγενής ενσωματωμένη προβολή PDF.

Χρήση του Σημειωματάριου

Η εφαρμογή του σημειωματάριου που βρίσκεται παραδοσιακά στα προγράμματα Windows Accessory είναι χρήσιμη για την αλλαγή κειμένου από οποιαδήποτε πηγή σε απλό κείμενο. Μπορείτε να επιλέξετε και να αντιγράψετε οποιοδήποτε κείμενο από το Web και να το επικολλήσετε και να το αποθηκεύσετε στο Σημειωματάριο και η εφαρμογή θα αφαιρέσει το κείμενο οποιασδήποτε μορφοποίησης στο Web. Το Notepad μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη λήψη γρήγορων σημειώσεων και είναι καλή ιδέα να το έχετε στην επιφάνεια εργασίας ή στην οθόνη εκκίνησης για τα Windows 8.

Για να δημιουργήσετε μια συντόμευση επιφάνειας εργασίας για το Σημειωματάριο σε εκδόσεις των Windows μέχρι το 2007, μεταβείτε στο εικονίδιο του Σημειωματάριου με τα ακόλουθα βήματα:

1. Μεταβείτε στο μενού Έναρξη
2. Ανοίξτε το φάκελο Αξεσουάρ
3. Μεταφέρετε το Σημειωματάριο στην επιφάνεια εργασίας για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο επιφάνειας εργασίας.

Βήματα για τα Windows 8:

1. Εντοπίστε την εφαρμογή του Σημειωματάριου μέσω της αναζήτησης στη γραμμή Charms
2. Όταν εμφανιστεί η εφαρμογή, κάντε κλικ στην επιλογή Pin to Start στο κάτω μέρος της οθόνης εφαρμογών. Ένα πλακίδιο σημειωματάριου θα εμφανιστεί στην οθόνη έναρξης.